จดหมายเวียน ! ใน Google Docs (Add-ons / Mail Merge)

จดหมายเวียนถือว่าเป็นฟังก์ชั่นที่ช่วยลดแรงของเรามากจริงๆ และวันนี้เราจะมาดูวิธีการทำจดหมายเวียนใน Google Docs กัน โดยปกติแล้วจดหมายเวียนใน Google Docs เราจำเป็นต้องลงส่วนเสริมก่อน ไม่งั้นก็จะไม่สามารถทำจดหมายเวียนได้ เพราะไม่ได้เป็นความสามารถของ Google Docs มาตั้งแต่แรกเหมือน Microsoft Word งั้นตอนแรกเรามาลง Add-ons กันก่อน 

เปิดไฟล์ Docs ขึ้นมาจะเป็นตัวไหนก็ได้ กรณีนี้เราจะสร้างขึ้นมาใหม่เลยเราให้ชื่อว่า Template เปิดไฟล์ขึ้นมาแล้วไปที่เมนู Add-ons เลือก Get add-ons...

การใช้ฟอนต์ภาษาไทยกับ Google Docs (Language)

ตอนนี้แนะนำการเปลี่ยนใช้ฟอนต์สำหรับงานเอกสาร ง่ายนิดเดียว เริ่มเลยดีกว่า เปิดเอกสารที่ต้องการเลย ตอนนี้ยังไม่มีฟอนต์ภาษาไทย

ฟังก์ชั่นการนำเข้าข้อมูล Cells จากไฟล์ Google Sheets (ImportRange)

ปกติแล้วการอ้างอิงข้อมูลใน Google Sheets เป็นเรื่องปกติที่เราทุกคนต้องใช้งานกันอยู่แล้ว และไม่ได้ยุ่งยากอะไรมาก เราก็แต่พิมพ์ = ตามด้วย Range ได้เลย แต่หากเราต้องการอ้างอิงข้ามไฟล์ละ จะทำได้อย่างไร มาดูกันครับ 

โดยตัวอย่างนี้ผมมีไฟล์ 2 ไฟล์ชื่อ Source และ Work โดยไฟล์ Source เป็นไฟล์ที่ใช้เก็บข้อมูลที่เราต้องการจะอ้างอิงถึง และไฟล์ Work เป็นไฟล์ที่เรากำลังทำงานอยู่แล้วจะอ้างไปหา Source ครับ

ข้อมูลหน้า Source ประมาณนี้ครับ

การแนบไฟล์เข้าไปใน Calendar (Add attachment)

Calendar ที่เราสร้าง Event ต่างๆ นั้นมีความสามารถในการแนบไฟล์ ไปใน Calendar ด้วย เพื่อเพิ่มความสะดวกในกรณีที่ใน Event นั้น จำเป็นจะต้องใช้เอกสาร เพื่อให้เราเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวกับ Event ต่างได้สะดวกขึ้น เช่น การแนบเอกสารเกี่ยวกับการประชุม ครับ

การแนบไฟล์นั้นสามารถทำได้โดยเมื่อเราเปิดดูที่ Event Detail ให้เราคลิกที่ Add attachment

การหา Calendar กิจกรรมอื่นๆ เพื่อดูใน Calendar ของเราเอง (Browse Interesting Calendars)

อย่างที่เราทราบกันดีว่า Google Calendar ปกติแล้วเราจะสามารถสร้าง Event ต่างๆ เพื่อเตือนเรา ไม่ว่าจะทำผ่านเว็บ หรือบนมือถือ ก็เพิ่มความสะดวกสบายให้เราเป็นอย่างมาก ในบทความนี้ผมจะแสดงให้เห็นว่าเราสามารถเรียกใช้ Calendar อื่นๆ เช่น วันหยุด เพื่อให้เราทราบได้ว่าวันไหน เป็นวันอะไร โดยที่เราไม่ต้องสร้างมันขึ้นมาเองครับ

ก่อนอื่นให้เข้าไปที่ Google Calendar ครับ คลิกที่ปุ่ม [v] ตามหมายเลข (1) จากนั้นเลือก Browser Interesting Calendars (2)

การป้องกันการแก้ไขใน Google Spreads Sheets (Protected Sheets and Ranges)

การทำงานแชร์ไฟล์ Google Spreads Sheets ให้กับเพื่อนร่วมงาน เราอาจพบปัญหาได้ว่า มีเพื่อนบางคนทำการแก้ไขในส่วนที่เราไม่ต้องการให้แก้ไข ใน Google Spreads Sheets นั้น เราสามารถทำการใช้ Protected Sheets or Ranges เพื่อทำการป้องกันการแก้ไขได้ โดยตัวอย่างนี้ผมจะสร้างข้อมูลเลข 1 - 10 และทำการป้องกันเพื่อไม่ให้มีการแก้ไขครับ เริ่มสร้างข้อมูลกันก่อน

การสร้าง Event ใน Google Calendar (Mobile)

การสร้าง Event ใน Google Calendar บนมือถือนั้นทำได้ไม่ยากครับ เพียงแต่เราต้องทำการโหลด Application ที่ชื่อ Google Calendar มาก่อน ถ้ายังไม่มีให้ไปโหลดมาได้เลยครับ หน้าตาแบบนี้

วิธีการสังเกต Google Form ว่าบันทึกข้อมูลเป็นชื่อบัญชีอีเมล์ไหนดูอย่างไร ?

กรุณาตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่าอีเมล์ที่กำลังแสดงนั้นเป็นอีเมล์ที่เราต้องการ ถ้าไม่ใช่แล้ว เราสามารถกดปุ่ม Sign out เปลี่ยนอีเมล์แล้วเข้ามากรอกข้อมูลใหม่เพื่อให้ข้อมูลที่ส่งไปนั้นถูกต้อง และหากมีการตอบกลับมาเราจะได้ไม่พลาดข่าวสารต่างๆ 

การติดป้ายกำกับให้กับอีเมล์แบบอัตโนมัติ (Labels & Filters)

อีเมล์มากมายหลายแสนที่่ส่งเข้ามาในแต่ละวัน บางอีเมล์เราก็ไม่ได้ต้องการจะอ่าน แต่บางอีเมล์จากบางท่าน เช่น จากหัวหน้าเรา มันก็สำคัญเหลือเกิน เพราะฉะนั้นเราไม่ควรจะพลาดอีเมล์นั้นเด็ดขาด เรามาดูการใช้งาน Labels และ Filters กันดีกว่า ว่าจะทำให้เราจัดการอีเมล์ของเราให้ดูง่ายขึ้นได้ยังไง

ก่อนอื่นก็คิดก่อนว่าอีเมล์ไหนที่เราต้องการให้มีการติดป้ายกำกับ ในกรณีของผม คือ "สารบรรณออนไลน์" อีเมล์สารบรรณจะมีการส่งเข้ามาทุกๆ วัน อาจเกี่ยวกับผมบ้าง หรือไม่เกี่ยวกับผมบ้าง แต่ผมก็อยากจะให้มันมีป้ายกำกับว่าเมล์นี้ เป็นเรื่องเกี่ยวกับ "สารบรรณออนไลน์"

การเปิดสิทธิ์ให้บัญชีอีเมล์อื่นทำการ อ่าน เขียน อีเมล์ของเราได้ (Grant access)

ถ้าเรามีอีเมล์หลายบัญชี การที่จะต้อง ลงชื่อเข้า ลงชื่อออก ซ้ำไปซ้ำมาก็เป็นเรื่องยุ่งยาก สร้างความลำคาญจิตใจให้เราสมควร เช่น

ถ้าผมมีอีเมล์ my@mfu.ac.th และ office@mfu.ac.th และ other@mfu.ac.th
แล้วการที่จะต้องมานั่งลงชื่อเข้าออกอีเมล์แต่ละอัน ก็คงน่าเบื่อมากจริงๆ

แต่ตัว GMail เองก็มีระบบ Grant access เพื่อให้เราสามารถตั้งค่าการเข้ามาถึงบัญชีอีเมล์อื่น ที่เราต้องการโดยไม่จำเป็นจะต้อง Login อีก แต่ขอเตือนไว้ก่อนว่า การตั้งค่า Grant access นี้ อาจทำให้เราลืมรหัสผ่านอีเมล์อื่นไปเลยก็ได้ นะ

การสร้างแบบอีเมล์เพื่อนำกลับมาใช้ได้หลายครั้ง (Canned Responses, Templates)

หลายครั้งที่เราเนื้อหาในอีเมล์ของเรานั้นเป็นเนื้อหาแบบเดิมๆ มีข้อความเดิมๆ แต่ก็อาจมีการแก้ไขข้อความเล็กๆ น้อยๆ อย่างเช่น ชื่อผู้รับอีเมล์

เรียน คุณ ... ... ...
     เนื่องด้วย บลา บลา ....

เป็นต้น ซึ่งหากจะพิมพ์ข้อความนั้นขึ้นมาใหม่ทั้งหมดทุกครั้งก็คงเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ และเสียเวลาไปเปล่าๆ หลายคนจึงหาใช้วิธี Copy ข้อความนั้นไว้ในที่ไหนสักที่ และเอากลับมาใช้เมื่อต้องการ แต่ก็ยังมีความยุ่งยาก เพราะเราก็ต้องมีที่สำหรับเก็บข้อความนั้นๆ และถ้าหาย หาไม่เจอ ยังไงเราก็ต้องพิมพ์ข้อความนั้นขึ้นมาใหม่ เลยไม่ค่อยจะสะดวกเท่าไร

ใน GMail เองนั้นมีระบบที่ช่วยให้เราไม่ต้องทำการ Copy & Past เอง และไม่ต้องกลัวว่าจะหาไม่เจอ เมื่อถึงเวลาที่ต้องการใช้งาน โดน GMail จะทำการ Save ข้อความที่เราต้องการใช้ซ้ำๆ และนำกลับมาให้เรา ในขณะที่เรากำลังเขียนอีเมล์เลย สบายจริงๆ

การตั้งค่าแจ้งเตือนเมื่ออีเมล์ที่เราส่งมีการเปิดอ่าน (Request read receipt)

อยากรู้ว่าเขาอ่านอีเมล์เราหรือยัง ? ใน GMail มีฟังชั่นที่เรียกว่า Request read receipt ไว้ให้เราเลือกสำหรับแจ้งเตือนเราว่าอีเมล์ของเรานั้นมีการเปิดอ่านแล้วจากใคร (กรณีที่ส่งหลายคน) และเวลาเท่าไร
ไปดูวิธีใช้งานกันเลยดีกว่า

เมื่อทำการสร้างอีเมล์ขึ้นมา ใน GMail เรียบร้อยแล้ว
ก่อนที่เราจะส่งอีเมล์นั้น ให้เราทำการ คลิกที่ปุ่นสามเหลียมด้านขวาล่าง