จดหมายเวียน ! ใน Google Docs (Add-ons / Mail Merge)

จดหมายเวียนถือว่าเป็นฟังก์ชั่นที่ช่วยลดแรงของเรามากจริงๆ และวันนี้เราจะมาดูวิธีการทำจดหมายเวียนใน Google Docs กัน โดยปกติแล้วจดหมายเวียนใน Google Docs เราจำเป็นต้องลงส่วนเสริมก่อน ไม่งั้นก็จะไม่สามารถทำจดหมายเวียนได้ เพราะไม่ได้เป็นความสามารถของ Google Docs มาตั้งแต่แรกเหมือน Microsoft Word งั้นตอนแรกเรามาลง Add-ons กันก่อน 

เปิดไฟล์ Docs ขึ้นมาจะเป็นตัวไหนก็ได้ กรณีนี้เราจะสร้างขึ้นมาใหม่เลยเราให้ชื่อว่า Template เปิดไฟล์ขึ้นมาแล้วไปที่เมนู Add-ons เลือก Get add-ons...

กดค้นหา Mail Merge เมื่อเจอแล้วให้กด + Free เพื่อทำการติดตั้ง ของฟรีเราชอบ

หากมีหน้าจอถามบัญชีที่เราใช้งานก็เลือกบัญชีที่เราต้องการไป และกด Allow เพื่อให้เข้าถึงข้อมูลบัญชีที่เราทำการเลือกเมื่อกี้

เมื่อติดตั้งแล้วก็จะเจอข้อความแจ้งให้เราทราบแบบนี้ แสดงว่าเสร็จแล้ว ง่ายมากๆ

เมื่อลงเสร็จแล้วก็มาเตรียมไฟล์ที่เราจะใช้งานกัน คือ
1. ไฟล์ Docs คือ Template เป็นเนื้อหน้าที่เราจะทำ Mail Merge
2. ไฟล์ Sheets คือ Data เป็นข้อมูลที่เราจะทำการแทรกลงไปบน Template

เริ่มที่ไฟล์ Docs ก่อนเลย เนื้อหาประมาณนี้น่าจะได้ ตัวอย่าง

ไฟล์ Sheets เก็บรายข้อมูลรายชื่อ และนามสกุล

เมื่อของพร้อมแล้วให้เราไปที่ไฟล์ Docs เลือก Mail Merge เลือก Start

เมื่อมีหน้าต่าง Mail Merge ขึ้นมาให้เลือก Open Spreadsheet แล้วทำการเลือก Spreadsheet ที่เราเตรียมไว้ 

เมื่อเลือก Spreadsheet เสร็จแล้ว ให้เราทำการเลือก Sheet ที่เรามีข้อมูลอยู่ ของเราตอนนี้ข้อมูลอยู่ที่ Sheet1 เสร็จแล้วเลือก Column แล้วกดปุ่ม Add เพื่อให้ Mail Merge ทำการแทรก Column ลงไปตามต้องการ

แทรก Column ลงไปครบแล้ว

จากนั้นไปให้เลือก Merge to เป็น Letters แล้วคลิกปุ่ม Merge จะมีข้อความบอกเราเอกสารจะมีเท่าไร และต้องการทำต่อไหม ตอบ Yes เลย และเมื่อทำการ Merge เรียบร้อยแล้วจะเห็น Link ไฟล์ที่เสร็จแล้ว คลิกเข้าไปดูได้เลย

เสร็จแล้ว สำหรับการทำจดหมายเวียนแบบง่ายมาก สุดท้ายก็อย่าลืมย้ายไฟล์เก็บไว้ด้วย